Siin on kõige ilmsem tõsiasi, mida täna kuulete: kui teil on palgalise personaliga jaemüügiettevõte, peate pidama töötajate tööaja arvestust. See on iseenesestmõistetav ärijuhtimise põhimõte, kas pole?
Võiks ju nii arvata. Ent kuitahes elementaarne tööajaarvestus ka toimiva jaemüügifirma pidamisel poleks, kipub just see kahe silma vahele jääma, kuna jaemüüjad keskenduvad teistele tähtsatele asjadele, nagu näiteks käibe suurendamine, laoarvestuse pidamine ja kaubaveo logistika. Ent selle küsimuse tähelepanuta jätmisel on murettekitavad tagajärjed.
Läbimõeldud ja toimiva tööajaarvestussüsteemita ohustab jaemüüjaid suur rahaline kadu raisatud tasustatavate töötundide kujul. Kusjuures, Forbes hoiatab, et keskmine töötaja võib „varastada“ umbkaudu 4,5 tundi tööd nädalas. Kui see ei veena teid veel ajaarvestuse tarkvarasse investeerima, siis American Payroll Associationi (Ameerika Palgafondi Ühing – tlk) uuringu kohaselt tekitab laialt levinud „sõbra töölemärkimise“ komme (st kui sõber registreerib tööletuleku aja töökaaslase eest, keda tegelikult kohal pole) kahjusid lausa 75%-le ettevõtetest.
Me ei taha öelda, et peaksite oma töötajaid kahtlustama. Suur hulk arvestatavaid, mõistetavaid või koguni juhuslikke tegevusi võib viia ajavarguseni, ilma et keegi sellest arugi saaks. Teie kaupluse vahetusevanem võis unustada enne pausi oma lahkumisaja registreerida. Teie parim müüja võis tööle saabumise aja registreerida sõbra eest, kes ootamatult liiklusummikusse jäi.
Võimalusi on lõputult, ja eesmärk ei tohiks kunagi olla oma töötajate süüdistamine või häbistamine. Selle asemel peaksite sisse seadma tööajaarvestusprogrammi, mis märkamatult, mõistvalt ja tõhusalt teie igapäevaseid toiminguid monitooriks. Tööajaarvestustarkvara abil saate teie töötunnid, mille eest maksate, ning teie personal saab tööajale vastavalt tasustatud.
Meie arvates aitaks sisseehitatud tööajaarvestusega äritarkvara. Vajate tõendusmaterjali? Alljärgnevalt toome välja peamised kasutegurid, mis tööajaarvestustarkvaraga POS-süsteemi rakendamisega kaasnevad. Asuge lugema ja võtke aega. Kolm, kaks...
Tööajaarvestustarkvara toob kaasa suurema vastutussuutlikkuse.
Äris, nagu ka elus, on kõige olulisem ajastus – nii teie kui ka teie töötajate jaoks.
Ettevõtte omanikuna peate kogu personali töötundidel silma peal hoidma, kui tahate vältida ebavajalike ületundide eest maksmist. See on lihtne, kui teil on vaid üks müügilett viie töötajaga... Aga mis siis, kui teil on mitu kauplust ja sadu töötajaid? Tööajaarvestusega kassasüsteem võimaldab teil iga töötaja saabumisi ja lahkumisi jälgida ilma igasuguse lisapingutuseta. Selle tulemuseks on korrektse tööajaarvestusega tunnilehed ning läbimõeldud ja täpne palgaarvestus. Lisaks võimaldab tarkvara teil monitoorida ühe või teise personali liikme töötundide ajalugu, teavitades teid võimalikest töölt puudumise probleemidest enne, kui need kontrolli alt väljuvad. Samuti pakub see teie töötajaile vastutussuutlikkust tundide eest, mis nad enda väitel tööl on veetnud.
Ent vastutussuutlikkus on mõlemapoolne. Tööajaarvestussüsteem kaitseb ka teie personali palgaarvestuse vigade eest, kindlustades, et iga tasustatav tund on turvaliselt dokumenteeritud. Lisaks saab tööajaarvestustarkvara abil igale töötajale digitaalse palgalehe koostada, mistõttu võite palgapäeva saabudes olla sunnitud võimalikest vasturääkivustest aru andma (mitte, et teil neid esineks!). Suhtuge sellesse kui heasoovlikku järelvaatajasse, mis kindlustab, et kummalgi pool keegi petta ei saa. Ilmselt hindate seda nii teie kui ka teie töötajad.
Tööajaarvestustarkvara tugevdab turvalisust ja edendab läbipaistvust.
Nagu varem mainitud sai, võib ajavargus – näiteks sõbra eest registreerimine või töölt lahkumise registreerimise unustamine – teie firma rahakotile pikas perspektiivis kena kopika (või enamgi) maksma minna. Ja olgugi, et me ei poolda türanlikku valvekoera mängimist ja oma töötajate iga liigutuse kontrollimist, soovitame siiski kasutada tugevdatud turbega tööajaarvestustarkvara.
Teile teadmiseks, et tööajaarvestustarkvarad pole kõik ühesugused, eriti need, mis on kassasüsteemi sisse ehitatud. Olgugi, et investeerite ilmselt tööajaarvestustarkvaraga kassasüsteemi selleks, et säästa aega ja hoida oma ettevõtet organiseerituna, teadke, et sellega peaks kaasnema olulised turvafunktsioonid.
Näiteks kahtlustate, et keegi teie kaupluses registreeris puuduva töötaja eest töölesaabumise aja. Tööajaarvestustarkvara peaks võimaldama teile töövahendid kontrollimaks, kas kaks erinevat töötajat on end tööle registreerinud ühest ja samast arvutist, tahvlist või kassaaparaadina kasutatavast nutitelefonist.
Tööajaarvestustarkvara peaks laskma teil igale oma töötajale kasutajanime ja parooli määrata, suurendades seeläbi ettevõttesisest turvalisust ja vältides segadust, kui töötajad vahetusi ja/või oma töögraafikuid muudavad. Turvalisuse huvides võimaldab Erply tööajaarvestustarkvara teil ka iga personali liikme logitegevust jälgida, ning töötajate ajatempleid IP-aadressi ja seadme järgi otsida.
Kas teie kahtlused said kinnitust? Saate olukorra kiiresti korda ajada ja kahjusid minimeerida. Kas teie kahtlused olid alusetud? Teie töötajad võivad kergendunult hingata, teades, et süsteem ei valeta.
Tööajaarvestustarkvara võimaldab suuremat liikuvust.
Kõikehõlmav kassasüsteemi toel saate oma töötajatele mugavat mobiilset registreerumist pakkuda, asugu nad siis teisel korrusel või teises riigi otsas. Kuna seda tüüpi tarkvara ühildub hõlpsasti paljude nutitelefonide ja tahvelarvutitega (oleme sellest juba kirjutanud, ent seda tasub korrata), saavad töötajad oma saabumise või lahkumise registreerida kõikjal kaupluses, ilma et peaksid selleks kusagile minema.
Teie töötajate jaoks tähendab see, et lõpeb pausi alguses tagaukse juures asuva registreerumislehe juurde jooksmine ja läbi kaupluse tormamine, et kassaaparaadini jõuda, kui keegi pärast lõunapausi end uuesti tööle on unustanud registreerida. Teie jaoks tähendab see hõlpsat juurdepääsu tööaja logidele, kus te ka ei viibiks.
Sisseehitatud tööajaarvestustarkvaraga saate vaadata tunnilehti isiklikest seadmetest või monitoorida tööaega otse kassasüsteemist. Ja kui peate oma ettevõtet ühest kohast teise liigutama, võimaldab kassasüsteem teil oma tegevust korraldada nii nagu heaks arvate (mobiilsed ärid ja pop-up poed, rõõmustage!).
Töölt lahkumise registreerimine
Äri edenedes saate vaadata oma ettevõtet kindlalt kasvamas, teades, et teie tööajaarvestussüsteem on kerge, kaasaskantav, ja teie töötajatel on alati mugav abivahend registreerumiseks käeulatuses.
Loodetavasti saite hea ülevaate sisseehitatud tööajaarvestustarkvaraga kassasüsteemi eelistest. Ent pidage meeles: neist on teile kasu vaid juhul, kui investeerite tööajaarvestustarkvarasse, mis võimaldab üksikasjalikke ajahalduse funktsioone – täpsest tööajaarvestusest põhjaliku tunnilehepõhise aruandluse ja liikuvate infrastruktuuride monitoorimiseni. Kuna Erply pakub teile seda kõike ja enamatki veel, soovitame teil enne oma ettevõtte tööajaarvestusstrateegiat puudutavate suurte otsuste tegemist meie pakutavate teenustega tutvuda.
Nagu ikka, soovime teile kõike parimat.