Kassajärjestelmää pidetään yleensä vain apuvälineenä myyntien, palautusten ja muiden päivittäisten rahansiirtojen hoitamiseen. Kassajärjestelmä on toki välttämätön osa näitä operaatioita, mutta sen avulla vähittäiskauppias hoitaa muutkin menestyvän yrityksen toimintaan liittyvät toimenpiteet.

 

Kun olet investoimassa uuteen kassajärjestelmään, on hyvä tietää, että pienyritykselle parhaiten sopivat kassajärjestelmät pystyvät myös kasvamaan yrityksen mukana, ja pitävät sisällään myös paljon työkaluja menestyksen vauhdittamiseen. Kassajärjestelmän tulee myös olla dynaaminen ja toimia erilaisissa ympäristöissä, joten kun liiketoimintasi kasvaa, järjestelmä toimii edelleen moitteettomasti, eivätkä joustamaton järjestelmä tai uuteen järjestelmään vaihtamisen kustannukset tule kasvun esteiksi. Hyvä kassajärjestelmä kasvaa yrityksen mukana niin, ettei aloittavan yrittäjän tarvitse sijoittaa suurta pääomaa monimutkaisiin järjestelmiin, mutta yrityksen kasvaessa myös ohjelmisto kykenee kasvamaan.

 

Kassajärjestelmä voi tarjota pienyritykselle useita strategisia etuja, aina aloittelevan firman ensiaskeleista tiedonkäsittelyyn.

 

Kasvun suunnittelu

Pienen yrityksen kassajärjestelmän avulla voit seurata yrityksesi kasvua, tutkia ovatko luvut terveellä tasolla, ja pysyä ajan tasalla myymäläsi toiminnasta milloin tahansa, kuormittamatta henkilöstöäsi. Jokaisen yritykseesi sijoitetun euron on pystyttävä tuottamaan voittoa, ja kassajärjestelmäsi voi auttaa varmistamaan, että teet oikeita ratkaisuja talousasioissasi.

 

 

Raportointityökalut

Vähittäiskauppiaat haluavat tehdä järkeviä hankintapäätöksiä, ja pk-yrityksille suunnattu kassajärjestelmä tarjoaa arvokasta tietoa siitä, kuinka paljon ostaa varastoa, millä hinnalla myydä ja kannattaako antaa alennuksia. Kun liiketoimintasi kasvaa, huomaat, etteivät perinteiset kuukausiraportit sisällä kaikkea sitä tietoa, jota todella tarvitset. Kassajärjestelmän avulla voit seurata myyntiä viikoittain tai vaikkapa kvartaaleittain, ja se voidaan asettaa kirjaamaan ylös juuri halutut tiedot. Tunnistamalla erilaiset myynti-ilmiöt voit helpommin selvittää, mitkä tuotteet myyvät parhaiten ja mitkä jäävät hyllyyn, ja voit siten tehdä myös strategisia hankintapäätöksiä.

 

Älä unohda myyntitilastojen lisäksi seurata myös muita taloudellisia lukuja. Järjestelmästä näet, kuinka paljon on asiakkaan keskimääräinen ostos, mikä on käytetyin maksutapa, ja mitä todella ostetaan. Saat järjestelmällä tehtyä raportin myös myytyjen tuotteiden kustannuksista, jonka avulla näet, saatko tuotteistasi kunnollista tuottoa, kun marginaaleihin pureudutaan toden teolla. Muodosta yrityksesi tavoitteet näiden tietojen pohjalta.

 

Kassajärjestelmä voi auttaa pienyritystä seuraamaan esimerkiksi seuraavia asioita:

 

 

Miksi kassajärjestelmä on niin arvokas pienyrityksille? Yritykset eivät voi kasvaa ilman kasvua tukevaa dataa liiketoiminnasta. Kassajärjestelmä ei pelkästään tarjoa tuota tietoa; se auttaa myös käyttämään sitä. Kun yritykseesi tulee lisää toimipisteitä, tuotteita ja työntekijöitä, kassajärjestelmä kasvaa siinä samalla.

 

Varastonhallinta

Riippumatta siitä, kuinka monta myymälää yrityksellä on, on vähittäiskauppiaan tiedettävä, mitä tuotteita varastossa on, ja missä ne konkreettisesti sijaitsevat. Kukaan yrittäjä ei halua turhauttaa asiakasta tyhjillä hyllyillä tai “tuote loppunut” -ilmoituksilla - asiakas saattaa silloin kävellä muualle, mahdollisesti suoraan kilpailijan kassalle. Onneksi varaston seuraamiseen ei tarvita erillistä järjestelmää, kun käytössäsi on luotettava kassaohjelmisto.

 

Kassajärjestelmä seuraa varastotasojasi ja voi auttaa ennakoimaan, milloin uutta tavaraa on tarpeen tilata. Tämä on erityisen tärkeää nopeaa kasvua kohtaaville pienyrityksille! Kassajärjestelmäsi voi hoitaa varastonhallintaprosesseja, jotka kasvavat yrityksesi mukana, säästäen yritykseltäsi pitkällä tähtäimellä niin aikaa kuin rahaakin. Suunnitteletko uusien myymälöiden tai varastojen perustamista tulevaisuudessa? Kassajärjestelmä auttaa seuraamaan kaikkia varastosiirtoja, ehkäisten siten ennalta mahdollisia päällekkäisiä tilauksia.

 

Pienyrityksen kasvaessa yhdestä toimipisteestä useampaan myymälään ja varastoon, tulee varastonhallinnasta monimutkaisempaa, ja se saattaa hankaloitua huomattavasti. Keskitetty kassajärjestelmä auttaa varastonhallinnan kehittämisessä. Käytä kassajärjestelmäsi tarjoamia tietoja esimerkiksi viimeisimpien tilausten ajankohdista ja tilausten hinnoista. Kasvavassa yrityksessä tämä tieto auttaa päättämään, täytyykö asiakashintoja muuttaa, ja jos täytyy, niin missä myymälöissä.

 


 

Kun pienyritys kasvaa, saattavat suuremmat varastomäärät johtaa myös kasvaviin asiakaspalautuksiin. Kassajärjestelmä voi auttaa minimoimaan nämä tilanteet tunnistamalla aktiivisimmat palautusjaksot, sekä myös syyt miksi asiakkaat palauttavat tuotteita. Hyödyntämällä kassajärjestelmän ominaisuuksia varastonhallinnasta saa tehtyä huomattavasti helpompaa, säästäen yrittäjän arvokasta aikaa ja pääomaa.

 

Työkalut merkitykselliseen kasvuun

Kasvua ei pitäisi koskaan harkita ilman vankkaa perustaa ja selkeää toimintasuunnitelmaa. Kasvukivut voivat heikentää mitä tahansa yritystä, mutta kasvun tueksi löytyy myös prosesseja, jotka helpottavat siirtymää ja tekevät siitä sujuvampaa.

 

Sitouta asiakkaat

Mikä yksittäinen tekijä kasvattaa asiakasmääriä eniten? Myynti! Miten yritykset sitten maksimoivat myynnin? Vastaamalla asiakkaiden tarpeisiin. Kasvua etsiville vähittäiskauppiaille kanta-asiakasohjelmat ovat tärkeä ominaisuus kassajärjestelmässä.

 

Kanta-asiakasohjelmat auttavat saamaan nykyiset asiakkaat asioimaan myymälässäsi jatkossakin, ja houkuttelemaan uusia asiakkaita. Kanta-asiakasohjelman perustaminen voi tuntua suurelta panostukselta, etenkin, kun monissa järjestelmissä sellaista ohjelmaa ei suoriltaan löydy. Hyvä kassajärjestelmä kuitenkin auttaa myös pätevän kanta-asiakasohjelman perustamisessa, antaen yrittäjälle enemmän aikaa muihin asioihin keskittymiseen.

 

 

Otetaan esimerkiksi Erplyn kanta-asiakasohjelma. Määrittelet vain yksinkertaisesti, kuinka monta kanta-asiakaspistettä asiakkaalle kertyy jokaista kulutettua euroa kohden, ja kanta-asiakasohjelmasi on valmis. Vaikka ohjelmaan saa toki monimuotoisempiakin ominaisuuksia, pienyrittäjä saa Erplyn avulla oman kanta-asiakasohjelmansa käyttöön nopeasti - mikä taas tarkoittaa enemmän tulosta!

 

Kanta-asiakasohjelmat voivat kasvattaa pienyritystä seuraavin tavoin:

 

 

Kassajärjestelmästä näet myös nopeasti kaikki kanta-asiakasohjelman tiedot kuluttamalla niiden selvittämiseen ja laskemiseen turhan paljon aikaa.

 

Henkilöstöhallinto

Vähittäiskauppiaat eivät voi kasvattaa myymälöitään tai varastojaan ilman asiantuntevaa työvoimaa. Kassajärjestelmän avulla pienyrittäjä näkee kaikki työtekijätiedot yhdellä silmäyksellä, esimerkiksi työtunnit ja sen, kenellä on käyttöoikeus kassajärjestelmään.

 

Jos huomaat, että työntekijät kirjaavat järjestelmään valtavasti tunteja viikoittain, saattaa olla aika palkata lisää väkeä. Kassajärjestelmäsi näyttää, kuinka monta tuntia kukin työntekijä on työskennellyt päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Näiden tietojen käyttäminen voi auttaa määrittelemään, milloin on aika palkata lisätyövoimaa, vai kannattaako vielä odottaa oikeaa hetkeä. Lisäetuna monissa kassajärjestelmissä, kuten Erplyssä, on sisäänrakennettu kellokortinlukija, joten voit hallita yrityksesi eri osa-alueita yhdellä järjestelmällä. Nopeaa kasvua etsivät pienyritykset voivat hyötyä kustannustehokkaasta, skaalautuvasta ohjelmistosta.

 

 

Kun sitten olet valmis kasvattamaan yritystäsi, sinun on delegoitava vastuualueita kassajärjestelmässä. Et luultavasti halua, että varastotyöntekijäsi pystyvät tekemään myyntiä, etkä luultavasti halua kassamyyjiesi pystyvän tekemään tilauksia alihankkijoilta. Jos käyttöoikeuksia ei määritellä kasvukaudella, on mahdollista, että myös inhimillisiä, kalliita virheitä tapahtuu. Hyvän kassajärjestelmän käyttö voi ennaltaehkäistä näitä virheitä. Määrittele työntekijäryhmät, ja mitä ominaisuuksia kukin ryhmä voi käyttää. Kun yrityksesi on valmis kasvuun, voit muokata kunkin käyttäjän oikeuksia sitä mukaa, kun nämä henkilöt ylenevät yrityksessäsi.

 

Hyödynnä yrityksesi tietoja milloin tahansa

Yrityksen kasvaessa yksi asia nousee ylitse muiden: tieto.

 

Varmistamalla, että käytössäsi on kaikki tarpeellinen tieto milloin tahansa, saat asetettua kriteereitä, tavoitteita ja strategioita yrityksesi kasvulle. Hyvää kassajärjestelmää käyttäessä yrittäjän ei tarvitse huolehtia esimerkiksi varastointivirheistä tai hukkaan joutuneista papereista.

 

Jos käytät pilviperusteista kassajärjestelmää, pääset hallinnoimaan yrityksesi tietoja missä ja milloin vain. Haluatko tehdä myyntiä messuosastolla? Kassajärjestelmä sallii etämyynnin esimerkiksi iPadilla pilvipalvelimen kautta. Jos laitteestasi loppuu akku tai nettiyhteys katkeaa, kaikki tietosi ovat kuitenkin tallessa pilvessä myöhempää käyttöä varten. Hyvä tiedonhallinta mahdollistaa yrityksen terveen, järkevän kasvun.

 

Pienyrittäjän kassajärjestelmä pähkinänkuoressa

Kassajärjestelmää voi käyttää monin tavoin apuna pienyrityksen kasvussa, aina tiedon keräämisestä strategisten toimintasuunnitelmien luomiseen. Raapaisimme tässä vain pintaa - pienyrityksen kassajärjestelmä tarjoaa loputtomasti mahdollisuuksia terveen kasvun luomiseen.

 

Oli aikeissasi sitten rakentaa vahvempia asiakassuhteita tai kehittää tehokkaampaa tilausstrategiaa, Erply tarjoaa kaiken tarvitsemasi tiedon menestyvän yrityksen toimintaan.