On monia syitä, miksi luvut kassassa eivät täsmää, kun on aika sulkea päivä. Suurimmaksi osaksi tämä johtuu pienistä inhimillisistä virheistä, joita ei huomata ajoissa.
Tässä muutamia syitä siihen, miksi kassajärjestelmän luvut eivät täsmää käteiskassan määrään:
1. Asiakkaalle on annettu liikaa vaihtorahaa
Yksi yleisimmistä syistä kassan vajeeseen on, että asiakkaalle on annettu liikaa vaihtorahaa. Vaikka tätä tapahtuu silloin tällöin, hyvä uutinen on, että yleensä summa on muutamista senteistä euroon. Tästä syystä osa myymälöistä sallii kassalle pienet virheet - 50snt tai euron - jos joskus tällainen virhe tapahtuu.
2. Asiakkaalle on annettu liian vähän vaihtorahaa
Tiesitkö, että liian suuri määrä rahaa kassassa on aivan yhtä paha kuin vajekin? Tämä johtuu siitä, että yleensä ylimääräinen raha kassassa tarkoittaa, että asiakas on saanut liian vähän rahaa takaisin. Se taas voi olla erittäin huono asia brändisi maineelle. Nykyisellä sosiaalisen median aikakaudella asiakkaiden huonot kokemukset voivat nousta nopeasti suureenkin huomioon.
3. Väärän maksutavan valinta
Yksi syy siihen, etteivät kassan luvut täsmää, on väärän maksutavan valinta. Tämä on yleistä erityisesti sellaisissa myymälöissä, joissa myyjän on naputeltava manuaalisesti kassajärjestelmään, maksaako asiakas käteisellä, kortilla, luotolla tai lahjakortilla, jolloin yksikin pieni virhe voi tehdä suuren eron kassan lukujen ja todellisen käteismäärän välille. Vaikka tällaiset virheet ovat hankalia ja turhauttavia, hyvä uutinen on, että rahaa ei todellisuudessa puutu - se on vain eri paikassa. Tutkimalla virhekohta yleensä löytyy ja on korjattavissa, mutta se vaatii ylimääräistä aikaa.
4. Palautusten väärä käsittely
Päivän päätösraportin kanssa voi tulla ongelmia, jos palautusmenettelyä ei ole noudatettu oikein - etenkin, jos asiakas haluaa rahansa takaisin sen sijaan, että vaihtaisi tuotteen toiseen. Palautusten käsitteleminen väärin aiheuttaa paljon ongelmia kassan lukujen lisäksi myös varastonhallintaan, joten onkin hyvä varmistaa, että palautuksia saavat käsitellä vain tehtävään hyvin koulutetut työntekijät.
5. Varkaus
Viimeinen syy kassan vajeeseen ovat varkaudet.
Vaikka hätiköityjä syytöksiä varkaudesta ei pidä tehdä heti vajeen ilmettyä, toisinaan varkauksia silti valitettavasti esiintyy. Jos huomaat, että kassasta puuttuu säännöllisesti rahaa, on syytä tutkia asiaa tarkemmin.
Hyvä kassajärjestelmä ehkäisee ongelmia
Kun yrityksessä on paljon työntekijöitä, on aina myös mahdollista, että virheitä sattuu, ja vaikutus näkyy päivän päätösraportissa tai varastonhallinnassa. Niin kauan kuin myymälää, rahaa ja varastoa käsittelevät ihmiset, on otettava huomioon myös inhimillisten virheiden mahdollisuus.
Kassavaje on kuitenkin vakava ongelma. Vaikka rahaa ei todellisuudessa puuttuisikaan, esimiehiltä kuluu paljon aikaa ongelmien selvittämiseen ja korjaamiseen - ja sen ajan olisi voinut käyttää tehokkaampiin ja tuottavampiin tehtäviin. Esimiehen keinot ovat kuitenkin rajatut, eivätkä he voi tehdä juuri muuta kuin yrittää kouluttaa alaisiaan enemmän ja valvoa, että vain yksi henkilö kerrallaan käyttää kassaa.
Hyvä uutinen on, että teknologia on kehittynyt paljon varaston, rahansiirtojen ja varojen seurannassa. Hyvässä kassajärjestelmässä on valmiina hallintatyökaluja ja ominaisuuksia, jotka on suunniteltu estämään huolimattomuusvirheitä, jotka aiheuttavat raportteihin virheitä ja voivat olla yritykselle kalliita. Ja vaikka kaikkia virheitä ei voikaan estää, järjestelmä voi auttaa tunnistamaan ja korjaamaan virheet ennen kuin niistä tulee todellisia ongelmia.
Seuraavanlaiset kassan ominaisuudet auttavat myymäläsi rahavarojen ja varaston hallinnassa:
- Reaaliaikainen myynnin seuranta: Järjestelmä, joka kirjaa myynnit välittömästä ja jonka avulla tehtyjä suorituksia voi tarkastella myös jälkikäteen, auttaa jäljittämään ja korjaamaan epäjohdonmukaisuudet.
- Etäkäyttö: Pilvipohjaisen kassajärjestelmän avulla seuraat myyntiä ja raportteja missä ja milloin tahansa napin painalluksella.
- Helppokäyttöisyys: Hyvän kassan ulkoasu on suunniteltu ennakoivaksi, jotta sitä on yksinkertaista käyttää. Työntekijät tekevät vähemmän virheitä, kun mahdollisuus painaa väärää painiketta maksutapahtumia tai palautuksia käsitellessä on vähäinen.
- Työntekijöiden seuranta: Työntekijöiden aktiivisuuden seurannan avulla voit huomata virheet nopeasti, ja selvittää, kenelle virheitä sattuu ja miksi. Näin voit antaa tarvittavaa lisäkoulutusta oikealle henkilölle, ja estää saman virheen toistumisen jatkossa.
Ota käyttöön järjestelmä, joka hoitaa kaiken
Kun etsit ohjelmistoa, jonka avulla minimoida käyttäjien erehdykset ja vähentää kassavirheiden määrää, Erply voi auttaa. Erplyn vähittäismyyntiohjelmisto on enemmän kuin vain kassajärjestelmä: sen avulla pidät huolen myös myymälän hallinnasta, myynnin seurannasta, markkinointistrategioiden kehityksestä sekä varastonhallinnasta yhdessä tai useammassa toimipisteessäsi.