Vaikka kiertävä inventointi tarjoaakin vähittäiskauppiaille paljon etuja (etenkin niiden tuotteiden kohdalla, jotka myyvät parhaiten), myös työlään vuosittaisen kertainventaarion puolesta puhuvat monet seikat. Itse asiassa monet suuryritykset pitävät sitä niin tärkeänä, että vaikka ne käyttäisivätkin tuotekohtaista, kiertävää inventointia, joka laskee kunkin erillisen tuotteen määrät toistuvasti tietyin määräajoin, ne yhdistävät prosessiin silti myös jokavuotisen kokonaisinventoinnin, jossa lasketaan kerralla kaikki.
Olemme koonneet listan tärkeimmistä syistä, miksi vuosittaista inventointia kannattaa harkita osaksi inventointiprosessia. Voit niiden pohjalta arvioida, mikä taktiikka sopii omalle yrityksellesi parhaiten. Muista kuitenkin, että voit aiemman esimerkin mukaisesti käyttää myös kumpaakin järjestelmää.
Vuosittaisella inventaariolla on seuraavat edut kiertävään järjestelmään verrattuna:
1. Alan säännöt
Tästä ei pääse yli eikä ympäri: jos olet pienyrityksen omistaja, olet lain edessä myös velvollinen tekemään vuosittaisen inventaarion, ellei varastosi eli vaihto-omaisuutesi ole huomattavan pieni. Yrityksen on ilmoitettava hallussaan olevan vaihto-omaisuuden arvo tilinpäätöspäivänä, joka on useimmissa yrityksissä vuoden viimeinen päivä.
Tämä käy myös järkeen. Verotusta varten on pystyttävä määrittelemään, mitä on myyty ja mitä on vielä jäljellä hyllyssä. Lisäetuna prosessissa on, että kaikki mahdollisesti kirjaamasi hävikki voi oikeuttaa veroetuihin tilinpäätöksessä. Vaikka hävikki turhauttaa aina, on kannattavaa ottaa asiasta syntyvä verohyöty käyttöön.
2. Paljasta virheet tiedoissasi ja paranna liiketoimintasi sujuvuutta
Kukaan ei halua ajatella, että omissa varastotiedoissa olisi virheitä. Silti, vaikka tekisitkin kaiken viimeisen päälle tarkasti, inhimillisiä erehdyksiä sattuu silloin tällöin. Huolellisimmallekin ihmiselle voi sattua joskus ajatusvirhe, ja yksittäinen pieni pilkkuvirhe saattaa yrityksen luvuissa muuttaa kokonaistilannetta suurestikin.
Vuosittainen tarkistus saattaa auttaa.
Vaikka vuosittaiset inventoinnit eivät ole sieltä ilahduttavimmasta päästä yrityksen tehtävissä, ne puolustavat paikkaansa virheiden korjaamisessa ja tietojen tarkistamisessa. Kun olet saanut laskennan valmiiksi, voit verrata tietoja olemassa oleviin tilastoihin, tarkistaa mahdolliset eroavaisuudet, ja tarvittaessa myös selvittää syyt siihen, miksi tietyissä luvuissa on heittoja todellisen ja aiemmin kirjatun välillä. Voit näin parantaa yrityksesi toimintaa, mutta ennen kaikkea estät katastrofit tulosraporteissa; virheellisillä luvuilla yrityksesi suoriutuminen voi näyttää paperilla aivan toiselta, kuin se todellisuudessa on.
Kun käytät manuaalista ja automaattista inventointia ja vertaat lukuja keskenään, voit lisäksi löytää kohtia, joissa tapahtuu hävikkiä, käsittelyvirheitä tai varkauksia. Tarkan inventoinnin avulla pystyt myös selvittämään, mitkä tuotteistasi liikkuvat ja milloin, ja parantamaan siten varastonhallintasi tehokkuutta ja ennakoimaan asiakkaiden tarpeita (lisää tästä alempana).
3. Vältä työntekijöiden kuormittaminen
Tämä kuulostaa oudolta (väitämmekö todella, että yksi suuri inventaario on työntekijöillesi helpompi kuin monta pientä?), mutta mielestämme se on ajattelemisen arvoinen asia.
Vaikka kiertävä inventaario saattaa toimia joillekin pienyrityksille, se voi yksittäisen työntekijän kohdalla olla pitemmän päälle ylivoimaista. Mitä jos yritykselläsi on esimerkiksi niin paljon erillisiä, yksittäisiä tuotteita, että niiden jatkuva laskeminen on kouralliselle töntekijöitäsi valtava haaste? Tai jos tuotteet liikkuvat niin nopeasti, että inventaarion tekijät joutuvat tekemään listauksiin jatkuvasti oikaisuja, kun tuotteita lähtee hyllystä nopeammin kuin laskenta valmistuu?
Näissä olosuhteissa virheiden mahdollisuus kasvaa, ja työntekijät kokevat olonsa painostetuiksi ja turhautuneiksi. Ratkaisu? Yksi tai kaksi suurta inventaariota, joissa varasto tai myymälä suljetaan inventoinnin ajaksi. Sen, mitä ehkä menetät yrityksen tuloista ylityötuntien ja myymälän kiinniolon vuoksi, saat todennäköisesti takaisin luotettavien varastolukujen ja paremman työmoraalin ansiosta.
4. Pidä kirjaa suuremmista trendeistä
On hyvä seurata tuotteiden menekkiä viikkotasolla, mutta entäpä vuositasolla? Kiertävä inventaario jäljittää kuluttajien käyttäytymistä reaaliajassa, mutta ei ole välttämättä paras työkalu kokonaiskuvan tarkasteluun. Vuositason inventoinnit antavat sinulle mahdollisuuden tarkastella ostohistoriaa pitkällä tähtäimellä. Kesäkauden tuotteet, kuten uimarenkaat ja aurinkorasva, voivat myydä hyvin heinä-elokuussa, mutta saattavatkin olla yrityksesi kokonaistasolla huonoja valintoja, kun asiaa tarkastellaan vuositasolla. Kun tutkit, kuinka tuotteet liikkuvat pitkällä aikavälillä, voit suunnitella yrityksesi taloutta, tilausaikatauluja ja hinnoitteluja, ja saada yrityksesi menestymään ympäri vuoden.
5. Päivitä ja uudista yritystäsi ajoissa uutta vuotta varten
Vuodenvaihteen kynnyksellä ihmisillä on tapana käydä läpi menneen vuoden tapahtumia ja suunnitella sekä tehdä lupauksia uudelle vuodelle. Yritykselle vuosi-inventaario on käytännössä sama asia: siinä käydään läpi menneen vuoden virheet ja onnistumiset, ja niitä hyväksi käyttäen voi valmistautua seuraaviin kahteentoista kuukauteen. Kyseessä on paitsi hypoteettinen hetki, jossa vanha vuosi suljetaan ja jätetään taakse, mutta myös loistava tilaisuus hyödyntää kaikki tämä tieto uudistumista ja päivittymistä varten. Samppanjaa on syytäkin tarjota!
Kassajärjestelmän käyttäminen fyysiseen inventaarioon
On tunnettu totuus, että toimiva kassajärjestelmä on hyvä työkalu tuottojen parantamiseen ja työnkulun tehostamiseen. Yrittäjät kuitenkin usein unohtavat, että kassajärjestelmä voi olla loistava apu myös inventoinnissa.
Puoliautomatisoi inventaariosi
Vaikka kassajärjestelmäsi ei voikaan fyysisesti nostaa raskaita esineitä puolestasi, se voi helpottaa huomattavasti työlästä ja ikävää inventaarioprosessia. Hyvä kassajärjestelmä ei pelkästään listaa tuotteitasi, vaan se myös tuo esiin epäjohdonmukaisuudet, antaa sinun kirjata tai poistaa varastoa, ja tunnistaa logistiikan jokaisen tapahtuman yhteydessä.
Erplyssä on työkaluja, jotka auttavat nopeuttamaan inventaariota ja minimoimaan inhimillisten virheiden riskin. Sanotaan, että ostit kauden alussa 50 tuubia aurinkorasvaa, ja myit kesän aikana kaikki 50. Vaikka tiedät varastotasojesi määrän vuoden lopussa - nolla - haluat silti sisällyttää ne raportteihisi saadaksesi tiedoistasi täsmälliset. Napin painalluksella voit lisätä kassajärjestelmässä määräraportit tuotteille, joista et tehnyt itse fyysistä inventaariota. Tämä ominaisuus säästää valtavasti aikaa, ja estä myös manuaalisia näppäilyvirheitä.
Joustavat vaihtoehdot
Yksi kassajärjestelmän parhaita puolia on se, että sitä pystyy käyttämään käytännössä missä tahansa. Työskentelet sitten myymäläsi tietokoneella, kotona mobiililaitteella, tai suoraan varastohallissa - mobiilikassa tekee inventaariosta ja varastonhallinnasta joustavaa. Sen ansiosta myös useampi työntekijä voi tehdä inventaariota yhtaikaa, mikä lyhentää prosessiin kuluvaa aikaa.
Mustaa valkoisella
Kuten mainitsimme aiemmin, inventaarioista kannattaa ottaa opikseen ja käyttää paljastuneita lukuja avuksi tulevien ostostrategioiden määrittämisessä. Kun käytät Erplyä inventaarion tekemiseen, voit tarkastella saatuja raportteja milloin ja millä laitteella tahansa. Vertaamalla vuosittaisia raportteja voit määrittää myyntitrendejä, ja suunnitella tilauksesi sen perusteella.
Kuten mainitsimme, päätös inventaariotekniikan valinnasta on sinulla. Kehotamme kuitenkin olemaan pelästymättä vuosittaisia inventaarioita, vaikka ne saattavat alkuun tuntua valtavalta urakalta. Kiertävällä inventaariolla on omat selkeät etunsa, mutta niin on vuosi-inventaariollakin. Yksi tai kaksi suurta laskentaa vuodessa voi pitää yrityksesi terveenä ja hyvin toimivana myös jatkossa.