Eesti suurima büroo- ja koolitarvete maaletooja BDP Eesti juht Riho Purje tegi kaks aastat tagasi otsuse, mis muutis tema ettevõtte toimimist märkimisväärselt – ta vahetas välja äritarkvara. Kuidas juhtida vahetusprotsessi nii, et see ettevõtte arengule kaasa aitaks?

“Kas meie praegune äritarkvara pakub ettevõttele lisaväärtust? Kas see käib uuendustega kaasas, on innovaatiline ning suudab meile toota tulu?” küsis Purje enne äritarkvara vahetust. Kogenud ettevõtja sõnul on kõige olulisem mõista, mis on ettevõtte vajadused ja panna need paberile. Seejärel tuleks selekteerida välja ettevõtted, kes suudavad neid vaadusi täita ja kes teevad tulevikule suunatud arendusi. “Ambitsioon on oluline. Pakkujaid on palju, aga need, kes on väljakujunenud rutiinides kinni ei pruugi viie või seitsme aasta pärast enam kõikide vajadustega kaasas käia. Ja see on probleem,” kinnitas ta. Tegelikult oli ettevõte juba mitu aastat tarkvara vahetust edasi lükanud, peljates ajakulu, häireid igapäevases töös ja muid takistusi. Tagantjärele vaadates tõdes ettevõtja, et pidanuks vahetuse juba oluliselt varem ära tegema. “See hirm oli asjatu. Üleminek Taavi Tarkvaralt Erplyle läks väga kiirelt, sujuvalt ja oluliselt kiiremalt kui ma oskasin oodata,” kinnitas ta. Kuna lisaks BDP Eestile vahetas Purje ka oma kahe teise ettevõtte äritarkvara, õppis ta üleminekust nii mõndagi. Mis on kolm soovitust, mida BDP juht ettevõtjatele soovitab äritarkvara vahetamisel?

1. Tee põhjalik eeltöö ja kaardista ettevõtte vajadused

BDP jaoks oli äritarkvara valimisel kõige olulisem suund tulevikku. “Tahtsime just veebipõhist majandustarkvara ja meie praegusel partneril sellist arendust polnud. Meie jaoks oli üliouline just tugev laoarvestus ja visiooniga inimesed. Tahtsime, et meil oleks partner, kes käiks ajaga kaasas ja suudaks pakkuda meile lahendusi, mida vajame,” kinnitas Purje, kes tegi koos kolleegidega tarkvara vahetamisel põhjaliku eeltöö. Analüüsides erinevaid pakkujaid jäi lõpuks sõelale kolm ettevõtet – Microsoft Dynamics Nav, Directo ja Erply. Kõigil kolmel olid omad plussid ja miinused, ent esimesena langes välja just Microsofti pakutud lahendus. “See on pigem justkui kallis rätsepaülikond, mis on oluliselt kõrgema hinnaga,” selgitas Purje, kelle sõnul kohtuti kõigi kolme ettevõtte esindajaga. Just näost-näkku kohtumisi soovitab ta ka teistele ettevõtetele. See aitab eraldada terad sõkaldest. Viimases voorus olid Directo ja Erply üsna võrdväärsed ja otsustavaks said nüansid. “Tundsime, et Erplyl on märkimsiväärselt noorendusmeelsem ja ambitsioonikam meeskond. Ja järgmine nüanss, mis meie jaoks oluline, oli see, et Directo oli meie hinnangul selline suur elevant, mis ühe tarkvara sees omab kõikvõimalikke tohutuid erinevaid funktsioone. Meie lõplik valik baseerus sellele, et usume, et äppidele ülesehitatud meeskondades suudetakse küsimusi operatiivsemalt lahendada ja kaasajastada kui gigasuurt asja administreerida,” lisas Purje, kes soovitab valida pilves oleva tarkvara, sest see aitab vähendada ka jooksvaid IT-kulusid. Pole vaja IT-poissi ja amortiseerida oma servereid. Selline sääst võib mitmekordselt ületada teenuse kuumaksumuse. Ühtlasi rõhutas Purje, et oluline on valida tarkvara, mis suudab ettevõtte andmeid turvaliselt hoida. “Meie jaoks oli prioriteet see, et saaksime keskenduda oma äritegevusele ja tunneksime, et meie andmed on kaitstud. Me ei pea kulutama aega selleks, et mõelda, kas kõik sujub ja on hästi. Partner peab suutma tagada turvalisuse ja näitama, et need lahendused on kaasaegsed,” kinnitas Purje.

2. Valmistage üleminekut ette

Kuigi BDPs tunti juba paar aastat tagasi, et tuleks teha äritarkvara vahetus, siis lükati protsessi pidevalt edasi. Tagantjärele oli see suur viga, sest alles pärast vahetust mõistetakse üheselt, milliseid lahendusi peaks üks korralik äritarkvara pakkuma ja kuidas see firma tööprotsesse aitab parendada. “Ettevõtte omanikuna oli suur hirm ülemineku ees. Naljaga pooleks olen erinevate inimestega suheldes kuulnud, et abielulahutus on ka lihtsam kui tarkvara vahetus,” naeris Purje ja lisas: “Ega ma sellest viimasest ka midagi ei tea, aga tarkvara vahetus läks küll väga lihtsalt. Ettevõttel on tugev helpdesk ja igas küsimuses sai operatiivselt abi. Seda käiku ei tohiks karta ega lõpmatuseni edasi lükata.” Samas rõhutas Purje, et mõistlik oleks üleminekut võimalikult palju ette valmistada. Hea oleks täita kõik nimed ja lahtrid. “Baastarkvara peaks olema ette valmistatud. Nii on üleminek veelgi kiirem ja sujuvam. Tasub küsida partneritelt, mida ise saaks ära teha, et üleminek võimalikult kiire ja mugav oleks” kinnitas ta.

3. Kommunikatsioon on kõige alus

Tagantjärele vaadates soovitab Purje valida partneri, kellel on soov ja võimekus mõista klienti ja tema soove arendusprotsessis ellu viia. Kommunikatsioonioskus on siinkohal tema sõnul võtmetähtsusega.“Kui klient küsib absurdset asja, siis on oluline, et sellele küsimusele osatakse vastata ja ka põhjendada, miks teatud soovid ei pruugi pikas perspektiivis kasulikud olla. Üleüldine kommunikatsioonioskus on ülioluline. Nii, et klient suudaks öelda, mida ta vajab ja mõtleb ning äritarkvara esindaja suudaks seda mõista ning ellu viia,” lisas Purje, kelle sõnul on ettevõtte uus ja vana äritarkvara justkui öö ja päev. “Tase on sootuks midagi muud kui varem. Kes on kahelnud ja kartnud muudatust, tasuks uurida ja viia end kurssi, mida uuenduslik äritarkvara turul üldse pakub. Maailm muutub iga päevaga ja äritarkvarad on sellega kaasa läinud,” kinnitas ta. Ühtlasi soovitas Purje äritarkvara valimisel mitte ülemäära kuulata finantsinimesi ja raamatupidajaid. “Mis puudutab laopidamist ja arvestust, siis ega raamatupidajate nõu ei pruugi olla kõige adekvaatsem. Seda ilmselt kiputakse sageli tegema, aga need ei pruugi olla samad asjad,” soovitas ta lõpetuseks.