Üks kõige vajalikumaid oskuseid tänapäeval on osav ajajuhtimine, mis võimaldab vähema ajaga teha rohkem. Mis on Erply juhi Kristjan Hiiemaa kõige väärtuslikumad ajajuhtimise nipid, mida ta ka teistele soovitab?
Ajakasutus on eriti oluline just alustavate ettevõtjate jaoks. Ajal, mil oma ettevõtet üles ehitatakse, on iga minut arvel. Elada igapäevaselt nii, et pere ja töötajad oleksid õnnelikud ning samal ajal ettevõte kasvaks, on ilmselt kõigi firmajuhtide unistus. Kuidas seda aga realiseerida?
1. Kaardista, planeeri, vii ellu
Võib kõlada küll triviaalsena, kuid kõige olulisem on kaardistada suurimad „ajaröövlid.“ On see siis sotsiaalmeedia, koosolekud, telefonikõned, online-uudised, e-mailide lugemine või hoopis igapäevane ummikus istumine.
Võtke lihtsalt üks päev, mil panete kirja kõik tegevused, mida tavalise päeva jooksul teete, ja kui palju nendeks aega kulub. Pange kirja ka kõik see, mis takistab teil olemast produktiivsem ning mis perioodil tunnete, et suudate teatud tegevusi kõige efektiivsemalt ellu viia ja kellaajad, mil tööalaselt mitte miski ei suju.
Nii mõistate paremini, mis kell kontorisse liikuda, kas üldse kontorisse minna ja mis kellaajaks panna koosolekuid. Mida vähem ebakonstruktiivseid koosolekuid, seda tõhusam on päev.
Näiteks Erplys on traditsioon, et koosolekuid korraldatakse üksnes äärmisel vajadusel ja igapäevane kommunikatsioon on viidud rakendusse Slack. Nii ei koormata inimesi ebavajaliku informatsiooniga, vaid lähenetakse igale probleemile ja ülesandele personaalselt.
2. Pane kasulikud rakendused enda heaks tööle
Võib tunduda uskumatuna, aga tegelikult on iga minut oluline. Justnimelt, isegi minut. Sest pikapeale saavad minutitest tunnid ja aastate lõikes juba päevad.
Just sellepärast olen kursis rakendustega, mis aitavad mul elu kiiremaks ja lihtsamaks muuta. Näiteks Barking – mis aitab broneerida parkimiskoha juba siis, kui alles sõitma hakkan.
Või siis Wunderlist, mis aitab
to-do listil silma peal hoida ja efektiivselt tegutseda. Soovitan proovida ka CloudMagic’ut, Trello’t ja Accompany’t. Sõltuvalt töö iseloomust võivad need vägagi abiks olla.
3. Hoia ka pangatehingutelt aega kokku
Mõned asjad on lihtsalt liiga mugavad, et neid mitte kasutusele võtta. Nagu näiteks
viipemaksega pangakaardid, millega igapäevaselt võidab küll sekundites kuni minutites mõõdetavat aega, kuid mis pikas perspektiivis kindlasti traditsioonilised kaardid välja vahetavad. Lisaks ka
Smart-ID ja
mobiilipank, mille allalaadimist pole ma hektkekski kahetsenud, sest lisaks ajavõidule on see ka kirjeldamatult mugav. Mobiilipangast jõuavad maksed kohale vaid mõne hetkega, kontojäägi nägemiseks piisab vaid ekraani raputamisest ja raha küsimine pole veel kunagi nii lihtne olnud.
See võimaldab nii iseenda kui ka ettevõtte rahaasjadel reaalajas silma peal hoida, sest
mobiilipangas saab hallata kõiki ettevõtte kaarte. Saab muuta kaardi kasutuslimiite ning vajadusel kaarte blokeerida ja taasavada.
4. Osta toidukaubad e-poest või telli toidukott poodi
Ausalt öeldes ei mäleta ma, millal kogu perega toidukauplust oleksin külastanud. Enamik toidukaupluseid pakub võimalust toidukraam e-poest koju tellida või lasta endale kokku pakkida ning koduteel poest peale võtta.
Mõlemal juhul on ostu eest võimalik tasuda mobiiliäpiga. See aitab säästa nii aega kui raha, sest näljasena pärast tööpäeva supermarketi riiulite vahel uidates teeme tihtipeale oste, mida tingimata ei vaja.