Tiedät pienyrityksesi olevan kasvamassa vauhdilla, kun hallittavanasi on yhtäkkiä joukko monimutkaisia ja toistuvia varastosiirtoja. Jos prosessi ei ole tuttu, se voi helposti tuntua ylivoimaiselta. Manuaaliset tai epäjohdonmukaiset prosessit, inhimilliset virheet ja logistiikka voivat aiheuttaa ongelmia varastosi turvallisessa ja tehokkaassa kuljetuksessa paikasta A paikkaan B.
Älä silti huoli – puramme prosessin auki kohta kohdalta, ja kerromme kaiken tehokkaiden siirtotapahtumien toiminnasta aina hallintaa helpottavien ohjelmistojen käyttöönottoon asti.
Oli käsissäsi sitten kasvava startup tai toimivinta järjestelmää etsivä vakiintunut yritys, opit kuinka välttää kalliita virheitä, ja kuinka saada yrityksen vähittäiskauppa menestymään liiketoiminnan yhä kasvaessa.
Varastosiirtojen perusteet
Ennen kuin menemme yksityiskohtiin, käymme läpi muutaman peruskäsitteen auttaaksemme sinua ymmärtämään kaikki liikkuvat osat, joita varastosiirtoihin liittyy.
Varasto tarkoittaa kaikkea yrityksen omaisuuteen sitoutunutta varallisuutta aina laitteista ja tuotteiden valmistukseen käytettävistä materiaaleista liiketilojen hyllyihin, vitriineihin ja kassakoneisiin.
Varastolla voidaan tarkoittaa myös tuotteita, joita yritys käytännössä asiakkailleen myy. Esimerkiksi kampaamossa myytävät hiustuotteet ovat tällaisia varastotuotteita, kun taas kampaamotuolit ja hiustenkuivaajat ovat ensin mainittua yrityksen varallisuutta. Vaatekaupassa paidat ja mekot ovat tuotevarastoa, ja vaateripustimet sekä peilit ensin mainittua varastoa.
Kun hallinnoidaan yrityksen omaisuus- tai tuotevarastoja, ensin mainittu inventoidaan yleensä kerran vuodessa. Luonnollisestikaan ei ole tarpeen jatkuvasti laskea kaupan hyllyjen tai tuotteisiin käytettävien raakamateriaalien lukumäärää. Tuotevarastoja taas on seurattava päivittäin, sillä yrityksen tuotto on suoraan sidottuna niihin – on erittäin tärkeää pysyä kartalla säännöllisten myyntilukujen tilasta.
Varastosiirrolla tarkoitetaan tapahtumaa, jossa yrityksen tavaroita tai tuotteita siirretään yhdestä varastointipaikasta toiseen. Prosessi kulkee yleensä näin:
- Päätetään määrä, joka varastosta halutaan siirtää, ja minne se halutaan siirtää.
- Kirjataan avaintiedot varastosiirrosta, mukaan lukien SKU-koodit, määrät, tilat ja luokat.
- Pakataan lähetys ensimmäisessä varastointikohteessa.
- Kuljetetaan lähetys.
- Vastaanotetaan lähetys toisessa varastointikohteessa.
- Kirjataan päivitetyt tiedot siirrosta.
Vaikuttaa suhteellisen yksinkertaiselta, mutta kun tehdään useita varastosiirtoja edestakaisin, asiat saattavat mutkistua.
Varastosiirtojen hallinta
Useat asiat vaikuttavat varastojesi hallinnan tehokkuuteen. Varastorakennustesi pohjaratkaisu, tavaroiden sijoittelu hyllyissä, ja jopa viivakoodien paikka pakkauksissa saattavat vaikuttaa siihen, kuinka tehokkaasti sinä ja työntekijäsi pystytte toimimaan varaston suhteen. Kasvavan yrityksen on pystyttävä kehittämään tähän tehokas prosessi, ennen kuin varaston hallinnasta tulee kaoottista.
Kaikesta tästä tulee yhä monimutkaisempaa, kun hallittavanasi on yhä useampia varastorakennuksia ja siirtoja niiden välillä. Tässä ovat suurimmat varastosiirtoihin liittyvät haasteet, ja kuinka ne voidaan ratkaista.
Kommunikaatio eri varastointipaikkojen välillä
Virheellinen viestintä on yksi suurimmista ongelmista varastosiirtoja tehtäessä. Useiden sijaintien välillä voi olla vaikeaa tietää mitä siirretään, mikä on kadonnut tai vaurioitunut kuljetuksessa, ja milloin lähetys on saapumassa. Jos käytössä on vielä lisäksi manuaalinen prosessi, tai reaaliaikaisia tietoja tapahtumista ei ole saatavilla, tämä tulee väistämättä maksamaan yrityksellesi aikaa ja rahaa.
Kuinka kehittää kommunikaatiota varastointipaikkojen välillä
Eri sijaintien välillä reaaliaikaisesti päivittyvät pilvipalvelut varmistavat luotettavan yhteydenpidon ja parantavat skaalautuvuutta. Näet kokonaiskuvan siitä, mitä on siirretty, kuinka paljon, milloin, minne, ja mitä tahansa muuta olennaista haluatkin tietoihin sisällyttää. Inhimilliset virheet ja arvailun tarve jäävät pois prosessista.
Automaatio on avaintekijä sujuvassa työnkulussa, ja auttaa poistamaan laskuvirheiden mahdollisuuksia. Erplyn tukitoiminnot mukautuvat kaikkiin muutoksiin reaaliajassa ja huomioivat kuljetusajan, siirtokustannukset sekä postinumeroon perustuvat verot. Esimerkiksi, jos varastossasi on tuotteita varattuna suureen tilaukseen, Erply ilmoittaa, jos minkäänlaisia epäjohdonmukaisuuksia ilmenee, jolloin voit tehdä tavarantoimittajille lisätilaukset ennakoidusti. Eri sijaintien välisten uusien prosessien kanssa kamppaileva kasvuyritys voi hyödyntää varastonhallintaohjelmistoa helpottaakseen siirtymäaikaa. Koska Erply on pilvipalvelu, kaikki yrityksesi tiedot on tallennettu tukijärjestelmään, jolloin varastojen ei tarvitse keskustella keskenään tietoja saadakseen, vaan kaikki näkevät ajantasaisen tilanteen Erplyssä.
Varastonhallintajärjestelmien on oltava riittävän kattavia vastatakseen yrityksesi tarpeisiin. Erply pystyy erottelemaan varastossa olevat tuotteet ja saatavilla olevat tuotteet. Erplyn kaksivaiheinen varastonhallintajärjestelmä lisää yritysten kontrollia varastosiirtojensa hallinnassa. Kaksivaiheinen varastosiirto mahdollistaa yrityksille tavaran siirrot siirtotilauksella, jolloin ne odottavat kuljetusta. Sen jälkeen tuotteet voidaan lähettää määränpäähän varastosiirrolla. Kaksivaiheisen siirtoprosessin käyttäminen antaa yrityksen omistajille paremman käsityksen siirtoprosessista ja sen kustannuksista.
Vähimmäis- ja enimmäismäärien hallinta
Jos et seuraa vähimmäis- ja enimmäismääriä luotettavalla tavalla, jokainen toimipisteesi on vaarassa ylivarastoida tai vaihtoehtoisesti menettää myyntiä alivarastoinnin takia.
Kuinka hallita paremmin vähimmäis- ja enimmäismääriä
Aseta jokaiselle varastoitavalle tavaralle enimmäis- ja vähimmäismäärä, ja käytä asetettuja hälytyksiä ilmoittamaan, kun varasto on lähellä tyhjentyä. Jos käytät pilvipalvelua, voit seurata varastomääriä useissa varastosijainneissa – siten tiedät aina, mitä on vaarassa yli- tai alivarastoida, ja voit suunnitella varastosiirtosi sen mukaisesti.
Jos vähimmäis- ja enimmäismäärien hallinta tuottaa vaikeuksia kasvavalle yrityksellesi, ERP-järjestelmän käyttäminen saattaa olla juuri sitä mitä tarvitset. Erplyn tukijärjestelmässä voit tarkastella tuotteiden minimi- ja maksimimääriä kaikissa varastosijainneissa. Erply jopa ehdottaa kokonaismääriä riippuen kaikkien varastojen vähimmäis- ja enimmäismääristä. Ehdotetut kokonaismäärät kasvavat tai laskevat kulloisenkin tilauspisteen mukaisesti, jolloin varastonhallintasi on niin täsmällistä kuin mahdollista.
Ostotilausten hallinta
Jos varastosi sijaitsevat useissa paikoissa, ostotilausten protokollat saattavat vaihdella varastojen välillä, vaikuttaen täten myös varastosiirtoihin. Jos ostotilaukset on tällä tavoin eriytetty ilman kokonaiskuvaa varastomääristä kaikissa varastosijainneissa, päädyt usein maksamaan liikaa ja jäämään paitsi tavarantoimittajien suurtilaustarjouksista.
Kuinka seurata useita ostotilauksia:
Valitse keskitetyt ostot (useiden tilausten yhdistäminen yhdeksi keskitetyksi ostoksi). Kun ostat suuren määrän kaikki varastosi huomioiden, saat paremmat tarjoukset tavarantoimittajilta, säästät yleiskustannuksissa, ja parannat varastojesi hallintaa. Suurille yrityksille on elintärkeää löytää tehokas keino hallita useita ostotilauksia, ja kasvaville yrityksille kehittää selkeät hallintaperiaatteet. Saatat miettiä kuinka ostotilauksistasi voisi tehdä tehokkaampia. Pilviperusteinen vähittäiskaupan ohjelmisto voi tehostaa prosessia antamalla näkökulman lintuperspektiivistä.
Erplyn kaltaisella ohjelmistolla voit hoitaa keskitetyt varastosiirrot yhdestä paikasta, tai jopa valtuuttaa tietyt työntekijät suorittamaan siirrot, varmistaaksesi että kontrollisi ostoprosessissa on mahdollisimman suuri. Erply myös mahdollistaa käyttöoikeuksien antamisen nimetyille työntekijöille. Jos yritykselläsi on kymmenen varastopistettä mutta haluat vain pääkonttorin voivan kontrolloida varastonhallintaa, Erplyn voi asettaa sallimaan vain tiettyjen työntekijöiden pääsyn ostotilauksiin. Näin vältetään mahdolliset kommunikaatiovirheet, joita työntekijöiden kesken voi tapahtua.